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Como assinar documentos e contratos pela internet?

25 mar, 2020

Eu não assinaria nada que eu desconfiasse.

Acredito que você também não.

Afinal, assinaturas são registros muito sérios.

E é preciso ter muito cuidado com elas.

O mais comum é que sejam realizadas presencialmente.

Ou seja, no bom e velho papel.

No entanto, o coronavírus está impedindo isso.

Não é possível sair de casa para quase nada.

E a maioria dos advogados devem estar fazendo home office.

Muitos profissionais estão preocupados com essa realidade.

Isso porque, para funções básicas na advocacia, é preciso fazer com que clientes assinem documentos.

MAS, e se eu dissesse a você que meus clientes assinam tudo que precisam pela internet?

Trabalho dessa maneira há anos e nunca tive problemas com isso.

Vou contar a você como meus clientes assinam documentos e contratos pela internet de maneira 100% segura.

Nesse texto, você:

  • Saberá os benefícios de assinar documentos e contratos pela internet
  • Conhecerá os principais tipos de assinatura pela internet
  • Terá um passo a passo para assinar documentos eletronicamente
  • Descobrirá as melhores plataformas para assinatura eletrônica

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Antes de começar, você pode assistir o resumo que preparamos com os principais pontos e um tutorial de 10 minutos de como assinar um documento pela internet em 2 ferramentas (uma gratuita e outra paga).

Por que assinar documentos e contratos pela internet?

Eu poderia fazer um texto imenso sobre os meus benefícios ao assinar documentos pela internet.

No entanto, eles são tão diretos e óbvios que prefiro ser breve.

Há 3 vantagens principais em assinar documentos eletronicamente:

Agilidade

O processo tradicional de assinar um documento faz você perder muito tempo.

É trabalhoso coletar todas as assinaturas, rubricar todas as páginas, assinar múltiplas vias, digitalizar o documento para armazenamento…

Pior ainda é ir a clientes só para colher uma assinatura.

Esses problemas diminuem bastante se você começar a assinar eletronicamente.

A verdade é que assinar pela internet é a maneira mais rápida de assinar um documento.

Basta utilizar uma plataforma digital certificada e, em instantes, o documento estará assinado.

Baixo custo

Gastar dinheiro com gasolina.

Gastar dinheiro com transporte público.

Gastar dinheiro com o reconhecimento de firma.

Esses são 3 gastos básicos que você tem quando não utiliza a assinatura pela internet.

Ao assinar eletronicamente, o único custo que você possui é o de pagar a plataforma, se não for possível ter o plano gratuito.

(Ou seja, caso o seu volume de documentos seja muito alto e você não possa se enquadrar no plano gratuito).

Facilidade

Imagine assinar documentos no conforto da sua casa.

A qualquer hora.

E ainda poder enviar para que a outra parte assine por email.

Com total segurança.

Essas são as facilidades que o advogado que aprendeu a assinar eletronicamente possui.

Com isso, ele pode focar no que realmente importa, sem se esforçar desnecessariamente.

Tipos de assinatura pela internet

Outro dia, um advogado parceiro levou um susto quando eu falei que praticamente todos os meus documentos são assinados pela internet.

A primeira coisa que ele falou foi: “isso não tem validade jurídica”.

Prontamente, perguntei se ele conhecia a MP 2200/2001.

Assinatura pela internet

A MP 2200/2001 disciplina todas as regras para assinatura eletrônica no Brasil.

Com isso, ela indica o que é preciso para que uma assinatura pela internet tenha validade jurídica.

Antes de tudo, é preciso conhecer as duas formas de assinatura pela internet mais importantes para advogados:

  • Assinatura eletrônica
  • Assinatura Digital, um subtipo de assinatura eletrônica

O que é assinatura eletrônica, de acordo com a MP 2200/2001?

A assinatura eletrônica é qualquer assinatura realizada por meio eletrônico que identifique as partes assinantes.

Ela equivale a uma assinatura de próprio punho.

Por esse motivo, é ideal para contratos e documentos que não necessitem de firma reconhecida.

Para validar essa assinatura, é preciso utilizar elementos de uso pessoal e intransferível.

Exemplos de elementos de validação são a confirmação via e-mail e o CPF.

Algumas plataformas solicitam, também, o reconhecimento facial, entre outros meios.

Em que documentos posso utilizar a assinatura eletrônica?

Assinatura online

Diversos documentos podem ser assinados eletronicamente.

Os principais e mais utilizados, sem dúvidas, são os contratos.

  • Contratos de honorários
  • Contratos de prestação de serviços
  • Contratos de aluguel
  • Contratos de compra e venda que não exijam escritura pública
  • Entre outros tipos de contrato.

No entanto, por equivaler a uma assinatura de próprio punho, pode ser insuficiente em alguns casos.

Caso o seu documento precise de uma segurança a mais, eu recomendo que você faça uma assinatura digital.

Assinatura digital – uma firma reconhecida sem sair de casa

A assinatura digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica ainda mais segura.

Ela possui a mesma validade que uma assinatura com firma reconhecida.

Além disso, a assinatura digital é realizada por meio de criptografia.

Isso significa dizer que, caso haja qualquer tentativa de adulteração no documento, a assinatura é desfeita.

Para assinar documentos digitalmente, é preciso possuir ou utilizar uma plataforma que possua Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ).

Como nem todos possuem Certificado Digital, recomendo que utilize uma das plataformas que falaremos ao final do texto.

Assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?

Sim! A assinatura eletrônica e, consequentemente, a assinatura digital possuem validade jurídica.

(Ainda bem, não é mesmo?)

No entanto, há alguns requisitos legais para isso:

  • Autenticidade
  • Integridade do documento
  • Não repúdio

Autenticidade

A assinatura eletrônica precisa ser 100% autêntica.

Ou seja, precisa ser realizada por quem realmente alega estar assinando.

Para evitar fraudes, são utilizados diversos meios de autenticação.

Um exemplo deles é a confirmação por email ou SMS.

Outro exemplo é tirar fotos com o documento de identificação.

Quanto mais meios existirem, mais segura será a assinatura.

(Felizmente, as plataformas que falaremos a diante são ricas neles).

Integridade do documento

A integridade garante que o documento não será alterado após a assinatura.

As assinaturas digitais são as mais seguras quanto a isso.

Isso porque são criptografadas e, caso sejam feitas adulterações, a assinatura se desfaz.

Apesar disso, há meios de comprovar que os documentos com assinatura eletrônica comum foram adulterados.

Aliás, posso dizer que meios mais eficazes do que em documentos físicos.

(Afinal, na internet tudo pode ser rastreado).

Não repúdio

A assinatura eletrônica deve possuir o máximo possível de medidas de autenticação.

Isso garante que os assinantes, no futuro, não possam alegar que não assinaram o documento.

Por essa razão, é preciso escolher plataformas confiáveis e certificadas.

Pacto entre advogados

Todos os documentos podem ser assinados eletronicamente?

Nem tudo são flores no Direito.

A Lei exige formalidades específicas para alguns documentos, não sendo possível fazer assinatura eletrônica.

Isso ocorre, por exemplo, nas transferências de imóvel, em que é necessária escritura pública.

#Minha dica

A minha dica é que, antes de assinar, você busque verificar se há alguma vedação legal para a assinatura eletrônica do documento.

IMPORTANTE! Alguns Órgãos e documentos exigem assinatura DIGITAL

Para obter validade jurídica, a lei e alguns Órgãos exigem que certos documentos tenham assinatura digital.

Dessa maneira, é necessário que o documento possua Certificado Digital ICP-Brasil.

Uma dica que posso dar é utilizar plataformas online que assinem digitalmente.

Assim, você evita problemas futuros em relação à validade do documento assinado.

Validade juridica da assinatura eletronica

Como assinar um documento eletronicamente? Passo a passo

Assinar documentos eletronicamente pode ser uma dificuldade para quem nunca fez isso.

Por essa razão, darei um passo a passo para você.

#1 Verifique qual tipo de assinatura é possível

O primeiro passo é verificar qual é o tipo de assinatura possível.

Há duas possibilidades:

  • Assinatura eletrônica
  • Assinatura digital

Explicamos cada uma delas anteriormente.

A assinatura eletrônica é mais simples e equivale a uma assinatura de próprio punho.

Já a assinatura digital é mais complexa e equivale a uma firma reconhecida.

É ideal para documentos que precisam de maior segurança ou que requeiram reconhecimento de firma.

#2 Utilize plataformas online

Esse é o ponto mais aguardado desse texto.

Afinal, seria quase impossível assinar documentos pela internet se não existissem plataformas para isso.

Ao utilizar uma plataforma, o usuário realiza o upload do documento.

Após isso, ele escolhe os requisitos de identificação das partes e envia via e-mail a solicitação da assinatura.

É um processo 100% digital, tem validade jurídica e não precisa imprimir inúmeras vias.

Principais plataformas de assinatura digital

1. Contraktor

Contraktor é uma plataforma completa de gestão de contratos e assinaturas digitais voltada para grandes volumes de documentos e contratos.

Oferece desde a criação até a assinatura e gestão do contrato.

Afinal de contas, depois que um contrato é assinado, é importante ficar de olho nos prazos que precisam ser cumpridos.

A Contraktor auxilia nessa gestão também.

Seus planos são a partir de 350 reais/mês.

#Minha dica

Se você só precisa da assinatura eletrônica e não precisa da gestão completa de documentos, eles disponibilizam uma ferramenta GRATUITA para isso, chamada Assinatura Grátis.

2. Docusign

Docusign é uma plataforma que possui diversos produtos, dentre eles o certificado digital ICP Brasil.

Está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001 e, também, com o Código Civil Brasileiro.

Além disso, está presente em 188 países, obedecendo a legislação de cada um.

Possui planos individuais, com valor mensal a partir de 10 dólares.

Oferece 30 dias gratuitos para teste.

3. D4sign

D4sign é uma plataforma especializada em assinatura eletrônica.

Está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001.

É possível assinar documentos com ou sem o Certificado Digital ICP – Brasil.

Oferece um plano gratuito e planos pagos, em reais. Tem aplicativo de celular.

Ele permite a geração de documentos dinâmicos, como a criação de templates com formulário para preenchimento do cliente.

4. Clicksign

Clicksign é uma plataforma especializada em assinatura eletrônica.

Está de acordo com a Medida Provisória 2200/2001.

Oferece um plano gratuito e planos pagos, em reais.

5. Adobe Sign

O Adobe Sign é uma plataforma especializada em gestão de assinaturas no mundo.

Está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001.

Oferece planos a partir de 60 reais mensais e possui aplicativo para dispositivos móveis.

#3 Envie o documento para a outra parte

Após a assinatura do documento online, envie o documento para a outra parte, pela própria plataforma.

Você será notificado pela ferramenta quando a outra parte assinar.

Pronto! O documento estará assinado e terá validade jurídica.

#Minha dica

A minha dica é que você salve todas as provas possíveis dessa transação.

Salve os emails da plataforma, o documento assinado e registre os horários e as datas em as assinaturas foram realizadas.

Todas as plataformas enviam por e-mail os documentos com as assinaturas coletadas.

Assim, você estará resguardado ao máximo de qualquer adversidade jurídica ou prejuízo futuro.

Está pronto para começar a assinar documentos e contratos pela internet?

Advogada feliz ao assinar eletronicamente

Eu posso garantir que a sua vida vai mudar depois que você começar as plataformas que eu indiquei.

(Ainda mais nesses tempos de home office.)

Assinar documentos e contratos pela internet tem sido uma grande ajuda para o meu trabalho.

Não perco tempo com burocracias desnecessárias.

E direciono minha atenção para o meu trabalho.

Dicas para trabalhar remotamente

Assinar documentos é somente uma das diversas coisas que você pode fazer pela internet.

A minha rotina de trabalho é toda digital.

Por isso, preparei materiais para que você possa aumentar a sua produtividade com a internet.

A primeira coisa importante a fazer é organizar a sua vida e seu espaço para ter um trabalho produtivo.

Depois, você precisa organizar o seu trabalho e usar ferramentas que lhe auxiliem nessa tarefa.

É importante que você se comunique bem com seus clientes e use aplicativos para marcar ligações.

Também é um ótimo momento para fazer marketing de conteúdo, um tipo de marketing que não fere o código de ética da OAB e pode lhe propiciar muitos resultados.

Que tal aproveitar o home office para começar a utilizar essas ferramentas?

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