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Como o advogado pode se comunicar bem pela internet?

23 mar, 2020

Se você é advogado, nunca deve ter enfrentado uma situação dessas.

Na quarentena, não é possível encontrar clientes.

Nem marcar reuniões com colegas de trabalho.

Muito menos ir ao escritório de advocacia.

Para muitos, pode parecer impossível ser advogado sem o contato pessoal.

E eu entendo 100% esse medo.

Mas eu estou aqui para mostrar que isso não é verdade.

Afinal, trabalho na internet há anos e só me comunico com clientes e colegas pela internet.

Por essa razão, quero apresentar algumas soluções para que você se comunique bem durante o home office.

Nesse texto, você vai:

  • Entender a importância de se comunicar pela internet na advocacia
  • Saber que tipo de ferramentas são mais adequadas para cada objetivo
  • Conhecer ferramentas de comunicação que ajudarão o advogado

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Contato pessoal vs. Contato constante

Advogado aprendendo sobre comunicação pela internet

Muitos advogados estão inseguros com o home office.

Isso porque acreditam que, sem o contato pessoal, a advocacia ficará comprometida.

Eu penso o contrário.

O contato pessoal está se tornando dispensável a cada dia que passa para a maioria dos negócios.

O que importa mesmo é o contato constante.

Vamos a um exemplo:

  • Empresas de tecnologia precisam estar em contato constante com os clientes.
  • Startups precisam estar em contato constante com os clientes.
  • Agências de marketing também precisam de contato constante com os clientes.

No entanto, elas dificilmente estão em contato pessoal com seus clientes.

Quase tudo é feito pela internet.

Reuniões, vendas, comunicação interna, etc.

O segredo delas é que mantém um contato constante com seus clientes.

E o fazem da maneira mais amigável possível.

O que importa é estar sempre em contato

Comunicação pela internet é fundamental para o advogado

Imagine que você precisa resolver um problema jurídico e contratou um advogado.

O que você pensaria se esse profissional, no meio do processo, simplesmente sumisse?

Não respondesse os seus e-mails;

Não ligasse para você;

E nem visualizasse o WhatsApp?

Rapidamente, você passaria a reconhecê-lo como um péssimo advogado.

(Ainda mais em um mercado que julga tão negativamente esses profissionais).

Os seus clientes pensariam o mesmo de você caso você não os atendesse bem!

E a melhor maneira para que isso não ocorra é estar em contato constante.


Como estar em contato constante pela internet?

Só com contato constante o seu cliente perceberá que você está preocupado com o seu problema jurídico.

E que realmente deseja atendê-lo bem.

Para fazer isso pela internet, há 3 necessidades:

  • saber o que vai falar com os clientes;
  • criar um planejamento de comunicação;
  • utilizar ferramentas virtuais.

#1 Saiba o que falar com seus clientes

Nós sabemos que muitos processos judiciais estarão parados durante esse período.

E isso pode dar a impressão de que não é preciso se comunicar com os clientes.

Mas esse é um grande erro.

Afinal, é preciso fazer com que o cliente tenha a melhor visão possível dos seus serviços.

Sobretudo em um momento de crise (como esse que estamos passando).

Então, o meu conselho é que você não pare de se comunicar com os clientes.

Mesmo que pareça que não há muita coisa para falar com eles, você pode:

  • Fazer esclarecimentos sobre questões jurídicas;
  • Explicar como está a situação dos processos;
  • Apresentar possíveis cenários para depois da pandemia.

Eu posso garantir que isso vai fazer você ganhar muitos pontos com os seus clientes.

Não perca essa oportunidade.

A crise passará. Aproveite esse momento.

#2 Planejando a comunicação

Todos os nossos textos sobre home office falam da necessidade de planejamento.

É preciso fazer o planejamento da rotina.

É preciso fazer o planejamento do trabalho.

E também é preciso planejar a comunicação com clientes e com a equipe.

Planejar a comunicação é importante porque organiza o contato com clientes e com a equipe.

Assim, é possível evitar que contatos sejam perdidos ou esquecidos.

E fortalecer relacionamentos novos ou já existentes.

Para se planejar, é preciso que você faça uma lista com o nome e o contato de todos os clientes para os quais você está trabalhando no momento.

(Caso surjam novos clientes, é só adicionar na lista).

Planejando a comunicação na advocacia durante o home office

Você deve organizar a necessidade de contato com esses clientes de acordo com as suas prioridades e necessidades.

Aqui eu falo um pouco sobre como organizar prioridades

O ideal é que, semanalmente, você fale com todos os seus clientes.

Caso não seja possível, tente fazer isso de 15 em 15 dias.

Eu sei que os Tribunais estão com a rotina comprometida por conta do coronavírus.

Mas manter o contato é importante para que você não esqueça dos clientes – E NEM ELES DE VOCÊ.

(Lembre-se que estamos em um momento bem conturbado).

ATENÇÃO! Ainda não falou com os seus clientes sobre o Coronavírus? Fizemos um modelo de comunicado para você:


Faça uma agenda

Uma agenda te ajudará muito a organizar a sua rotina de comunicação.

Nela, você poderá colocar as informações de contato dos seus clientes de acordo com o seu calendário.

Além disso, você poderá estabelecer uma rotina de comunicação com a sua equipe de trabalho.

Calendário de contatos para advogado

#Minha dica

Para que você tenha sucesso com clientes, a minha dica é que pergunte a eles por qual meio gostam mais de se comunicar.

Assim, a comunicação ficará mais fácil e você estará causando o mínimo de incômodo possível ao cliente.

#3 Utilizando ferramentas virtuais

Não adianta ter um planejamento e não ter como falar com clientes e com a sua equipe.

Ainda mais nesses tempos de home office.

Para ter uma boa comunicação, o ideal é que você utilize ferramentas virtuais.

Há diversas ferramentas de comunicação online atualmente.

E elas estão se superando a cada dia.

No entanto, elas possuem diversas funcionalidades.

E antes de utilizá-las, é preciso que você saiba que tipo de comunicação deseja ter.

Comunicação escrita

A comunicação escrita é forma mais comum de comunicação na advocacia.

Durante o home office, o ideal é que ela ocorra sem o contato físico.

Para isso, há duas alternativas:

  • Email, para uma comunicação mais lenta e formal
  • Aplicativos de mensagens, para uma comunicação mais rápida e informal
Ferramentas para comunicação pela internet

# Email

O Email é a forma de comunicação online mais antiga.

Apesar disso, ele é essencial para aqueles que desejam manter uma comunicação formal e enviar documentos.

Há diversas opções de email atualmente.

As opções gratuitas, apesar de não serem tão personalizadas, costumam suprir todas as necessidades dos profissionais.

Exemplos delas são o Outlook e o Gmail.

As opções pagas são totalmente personalizadas e ajudam o advogado a criar a sua marca.

Nós usamos o Zoho Mail, por exemplo.

# Aplicativos de mensagens

Os aplicativos de mensagens têm se tornado os queridinhos dos advogados nos últimos anos.

Eles são ágeis e facilmente utilizáveis em qualquer plataforma (computadores, celulares, tablets).

Permitem o compartilhamento de mensagens, vídeos, imagens, documentos e outras mídias.

DICA 1: Whatsapp
Usar o Whatsapp é uma boa estratégia na advocacia

O WhatsApp é um aplicativo de mensagens que, além do chat escrito, possui ferramentas de chamadas de áudio e vídeo.

Ele permite, também, a criação de grupos, o compartilhamento de contatos, de documentos e mídias.

Ele possibilita uma comunicação rápida e instantânea entre pessoas.

Hoje em dia, ele é praticamente onipresente entre os brasileiros. Em 2020, ele alcançou o incrível número de estar presente em 99% dos telefones celulares brasileiros.

Só é preciso ter cuidado na comunicação para não misturar o profissional com o pessoal.

Dica 2: Telegram

O Telegram tem ganhado muita visibilidade ultimamente, mas ainda não é tão popular quanto o Whatsapp.

Funcionando de maneira similar ao Whatsapp, ele tem sido utilizado para cursos e na comunicação interna de equipes de trabalho.

Possui alguns diferenciais em relação ao concorrente, como:

  • Canais: é como se fosse um grupo, mas somente o administrador pode mandar mensagens. É uma boa opção para enviar comunicados aos clientes.
  • Enquetes
  • Privacidade: no Telegram, você pode esconder o seu número de celular, protegendo melhor a sua privacidade.

É um aplicativo que é visto com mais formalidade pelo mercado brasileiro.

Comunicação de voz e vídeo

Nem sempre a comunicação escrita supre todas as necessidades dos advogados em home office.

Para manter o relacionamento forte e resolver algumas questões, pode ser necessário utilizar uma comunicação mais direta.

As chamadas de áudio e videoconferência são o melhor caminho para isso.

# Chamadas de áudio

O velho telefone é o instrumento mais comum para fazer chamadas por áudio.

Porém, há maneiras gratuitas de fazer chamadas de áudio.

As chamadas de áudio são interessantes para advogados que precisam realizar a comunicação instantânea com clientes, mas que não querem gastar dinheiro com a conta de telefone.

As chamadas de audio podem ser realizadas gratuitamente por aplicativos como o Whatsapp, FaceTime, Telegram e Viber.

Comunicação pela internet

# Chamadas por vídeo

As chamadas por vídeo costumam ser as maiores dúvidas dos advogados.

Afinal, muitas vezes, elas são necessárias.

E podem ajudar muito a manter o relacionamento com clientes e com a equipe de trabalho.

As chamadas por vídeo podem ser feitas no computador ou em aparelhos móveis.

Dica 3: Whereby

O Whereby é um excelente site para videoconferências.

Com uma plataforma fácil e muito intuitiva, ele oferece uma boa qualidade para videoconferências.

Para que sua equipe ou seus clientes entrem em uma chamada, basta compartilhar o link da sala.

Não é preciso instalar nada, o que é um grande diferencial em relação aos concorrentes.

Com isso, mesmo pessoas com menor conhecimento tecnológico podem usar a ferramenta.

É um dos nossos queridinhos por conta da simplicidade. Não tem muita enrolação!

Dica 4: Skype

O Skype é um dos aplicativos de chamadas de vídeo mais conhecidos no mercado.

Nele, é possível fazer chamadas em dupla ou em grupo, com a presença de um chat.

Ele está disponível no PC ou no celular (IOS e ANDROID) e precisa ser baixado para ser utilizado. É preciso criar uma conta.

Dica 5: Zoom

O Zoom é uma ferramenta de videoconferência que cada vez mais cresce no mundo.

Aqui na Legalcloud preferimos utilizar o Whereby por conta da simplicidade de não precisar instalar nenhum programa adicional, mas o Zoom tem algumas vantagens:

  • Ele permite até 100 participantes em uma mesma conversa, mesmo em uma conta gratuita;
  • A qualidade de imagem e som é reconhecida como uma das melhores do mercado;
  • Recursos de integração com o computador ou celular, como compartilhamento de tela.

No entanto, ele tem uma restrição de no máximo 40 minutos por chamada no plano gratuito.

Tanto o Whereby, quanto o Zoom, possuem opções pagas de gravar as conversas, o que pode ser ótimo para ficar registrado tudo o que for dito.

Lembrando que, se for gravar, é importante avisar ao seu cliente de ele estar sendo gravado.

Está pronto para atender os seus clientes pela internet?

Não é hora de perder tempo.

Apesar das adversidades, esse é um ótimo momento para entrar em contato com os clientes.

Inclusive, para fazer cortesias, como perguntar se estão bem ou se estão precisando de algo.

Afinal, problemas jurídicos podem ficar ainda mais acentuados nesse momento.

Ou podem surgir novos problemas – e os seus clientes podem estar precisando da luz de um advogado.

Além disso, ser lembrado pelo advogado nesse momento pode dar uma sensação de profissionalismo.

Advogado bem visto pelos clientes

Dedique um tempo para mexer nessas ferramentas que mostramos.

Aprenda a utilizá-las e comece a construir um relacionamento sólido com seus clientes.

Entre no nosso grupo de Telegram e saiba tudo que um advogado precisa para ter sucesso no home office

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