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Como organizar o trabalho na advocacia pela internet?

23 mar, 2020

Eu imagino que o home office tenha caído de paraquedas na sua vida. 

No início de Março, ninguém acreditava que o Coronavírus fosse avançar dessa maneira no Brasil.  

Nossos advogados parceiros já estavam com vários compromissos de trabalho importantes para as próximas semanas.  

Se você se encontra na mesma situação, isso tudo pode estar parecendo um pesadelo.

Mas, sinceramente, eu não acho que trabalhar em casa tenha que ser motivo para desespero.  

Afinal, trabalho dessa forma há algum tempo. 

E sei que, apesar das limitações, está bem longe de ser o fim do mundo. 

O ponto chave para o sucesso no home office é saber organizar o trabalho pela internet.  

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Com esse texto, você vai:

  • entender a importância da internet no home office do advogado
  • aprender como organizar o trabalho no home office jurídico
  • saber o passo a passo para o planejamento da sua advocacia
  • conhecer as melhores ferramentas para o home office do advogado

A internet é a melhor amiga do advogado em home office 

Advogada que reconhece os beneficios da internet

Não adianta. Se você está fazendo home office, tenho certeza que está usando a internet.  

Imagina se ela não existisse?  

Aí sim você poderia começar a se preocupar com os seus rendimentos.  

(Eu já estaria falido, por exemplo). 

A internet é o maior recurso profissional que o advogado pode ter.  

Ela permite que as pessoas possam sempre estar em conexão, das mais diversas maneiras.  

Skype, Whatsapp, Redes sociais, email, apps de videoconferência – nada disso seria possível sem a web.  

Mas essa não é a única utilidade de estar conectado online.  

A internet é maravilhosa, também, por conta das suas ferramentas! 

Há milhares de ferramentas online que podem ajudar na organização do trabalho dos profissionais.  

Há ferramentas de planejamento

Há ferramentas de comunicação.  

Há ferramentas de gestão de processual.  

E até plataformas de gestão do escritório de advocacia.  

Você já deve conhecer várias delas.  

Talvez até utilizá-las.  

Mas não ache que, só por utilizar ferramentas, você já está organizando bem o seu trabalho.  

Afinal, elas são apenas ferramentas

Elas são fundamentais, mas… 

De nada adianta você ter uma vara de pesca se nunca aprendeu a pescar.   

Ou ter um martelo sem saber martelar.  

Conheça mais sobre como fazer um home office para advogados de sucesso


Aprenda a organizar o trabalho pela internet 

Em tempos de home office, é fundamental saber organizar o trabalho online.  

Há diversas plataformas e você precisa saber gerenciá-las bem.   

Email, Whatsapp, ferramentas de gestão de equipes, etc. 

Advogado no trabalho pela internet

No entanto, antes de começar a utilizar ferramentas, o mais importante é saber o básico sobre gestão de trabalho. 

E eu vou ensinar os principais métodos. 

Métodos de gestão do trabalho 

Há 3 métodos principais que você precisa conhecer para gerir a sua advocacia. 

Eles são: 

  • Método Ágil 
  • Método Cascata 
  • Método Híbrido 

Esses métodos são utilizados pelas principais marcas de sucesso hoje.  

Na advocacia, não servem só para o home office.  

Servem, também, para o dia-a-dia normal do advogado. 

Método ágil para advogados 

O método ágil é a forma de gestão de trabalho que mais tem crescido no mercado.  

Ele funciona a partir da construção de um fluxo de trabalho 100% focado no cliente e na resolução de sua questão.  

Advogado correndo contra o tempo

O método ágil busca, com um planejamento flexível, criar para o cliente a melhor experiência. 

E gerar a maior satisfação possível. 

Para essa metodologia, é fundamental que o advogado esteja em relacionamento constante com o cliente. 

E foque nas soluções para o problema jurídico específico que ele precisa resolver.  

Além disso, o profissional deve se preocupar em gerar valor ao cliente durante todo o trabalho – e não apenas ao final.  

Com isso, conseguirá construir um relacionamento forte e saberá o que é mais importante para o cliente. 

Esse modelo comporta mudanças de estratégia a qualquer momento. 

O importante é chegar nas melhores soluções. 

A metodologia ágil exige total dedicação do time de advogados para a resolução dos problemas jurídicos. 

Por isso, é de difícil aplicação em “escritórios de advocacia de massa”.  

Principais características do método ágil 

Nós sabemos o quanto pode ser difícil entender como funciona o método ágil.  

Por isso, decidimos estruturar em tópicos as suas principais características. 

  • Foco na satisfação do cliente 
  • Flexibilidade no processo de negócio, com possibilidade de revisões e alterações constantes 
  • Contato direto e frequente com o cliente, a fim de chegar às melhores soluções para ele 
  • Necessidade de uma equipe de trabalho unida e 100% dedicada à resolução da questão jurídica 
  • Entregas fracionadas: necessidades de feedbacks constantes 
  • Maior comunicação com o cliente, menos riscos de insatisfação 
Estratégias da metodologia ágil 

A metodologia ágil apresenta diversos caminhos de execução.  

Os 3 mais conhecidos no mercado são o KanBan, o GTD e o Scrum.  

Como usar o método ágil na advocacia? 

Na advocacia, o método ágil pode ser usado de diversas maneiras.  

Normalmente, ele é utilizado por advogados que têm extrema preocupação com o relacionamento com clientes. 

E que precisam gerar valor constantemente a eles.  

Além disso, é muito aplicado na resolução de problemas jurídicos que necessitem de agilidade. 

Ou de uma atenção maior dos advogados do escritório.  

Escritórios Boutique – ou seja, extremamente especializados em uma área – têm o costume de utilizar a metodologia ágil. 

Assim, direcionam a equipe para a resolução de cada caso com o máximo de empenho e focando na satisfação do cliente.  

Método cascata para advogados 

O método cascata é o modelo de gerenciamento de projetos mais utilizado desde a 2ª Guerra Mundial.  

(Imagina chegar aos 80 anos fazendo sucesso?!) 

A partir de um planejamento pouco flexível, ele busca desenvolver o melhor processo para a satisfação dos clientes. 

Ao contrário da metodologia ágil, essa modelagem é 100% focada no desenvolvimento de cada etapa do trabalho do advogado. 

Com isso, é possível uma maior divisão de tarefas dentro do escritório de advocacia. 

E há mais liberdade para o profissional atuar em diversos casos ao mesmo tempo.  

Advogado no trabalho pela internet

Esse modelo é muito bem aplicado em escritórios de advocacia com um alto contingente de processos judiciais. 

Isso porque possui um planejamento mais bem definido e pouco flexível, evitando riscos ao gerir muitos processos. 

Principais características do método cascata 

Eu sei o quanto pode ser difícil compreender o método cascata. 

Por esse motivo, decidi estruturar em tópicos as principais características do método cascata. 

  • Preocupação com o processo de negócio 
  • Predefinição dos passos e estruturação das etapas 
  • Maior contato com o cliente apenas no início do negócio 
  • Liberdade para a equipe se dedicar em outros projetos 
  • Trabalho mais cuidadoso, mais completo e mais demorado 
  • Previsibilidade 
Como usar o método cascata na advocacia? 

Assim como o método ágil, o método cascata pode ser utilizado de diversas formas na advocacia. 

A principal utilidade do método cascata para advogados é a possibilidade de um planejamento prévio e bem estruturado do trabalho, com etapas bem definidas.  

Essa pode ser uma modelagem bem interessante para advogados que atuam com ações que possuam menores riscos e tenham uma estrutura bem organizada. 

Além disso, é um bom método de trabalho para escritórios que trabalham com “advocacia de massa”, em que é mais difícil dar total atenção a cada um dos clientes. 

Método Híbrido para advogados 

Eu conheço a realidade de trabalho de muitos advogados.  

E sei que não há a possibilidade de aplicar apenas o método ágil ou apenas o método cascata. 

É possível, por exemplo, pensar em uma metodologia de ação centrada no planejamento, mas preocupada no relacionamento constante com clientes e em seus interesses.  

Outra possibilidade, é elaborar uma estratégia de negócio com procedimentos bem definidos (o que é, muitas vezes, necessário no Direito), oferecendo entregas fracionadas para gerar valor ao cliente. 

O método híbrido existe para conciliar a necessidade de planejamento do negócio com a realidade do mercado o interesse do cliente. 

Na advocacia, essa estrutura tem sido muito utilizada por profissionais que perceberam a necessidade de estruturação em etapas, mas que não querem largar mão do relacionamento constante com o cliente – sobretudo com bons clientes.   


Vamos planejar o trabalho do advogado na prática

Você conheceu os principais métodos de gestão do trabalho. 

Mas eles apenas guiam a organização das suas atividades. 

Por isso, é preciso mais. 

Costumo falar que há 3 passos para gerir bem o trabalho na internet. 

O primeiro é elencar as suas prioridades. 

O segundo é planejar o trabalho.  

E o terceiro é utilizar ferramentas.  

Quando você consegue gerenciar esses 3 pontos, os riscos de você se perder caem consideravelmente.  

Vamos conhecer cada um.  

Elencando as minhas prioridades 

Os advogados costumam ter uma grande dor de cabeça com esse passo.  

Mas isso não deveria ocorrer.  

Afinal, o que é uma prioridade? 

Advogado pensando no trabalho pela internet

Prioridade é aquilo que você precisa fazer antes de tudo. 

É aquele prazo que se aproxima. 

É aquele cliente que você não pode perder.  

Ou aquele contrato que você precisa fechar.  

A importância de elencar prioridades é conseguir um planejamento seguro para trabalhar.  

Por exemplo, se você tem um prazo de 5 dias em um processo e um prazo de 10 dias em outro, suponho que a prioridade seja o prazo mais curto.  

E mesmo que não esteja pensando muito nesse prazo mais curto, o quanto antes você cumprir a tarefa, mais tempo e menos estresse haverá para a outra prioridade. 

Como organizar as minhas prioridades? 

Provavelmente, você deve ter diversas prioridades. 

E pode não haver uma mais importante.  

O segredo é tentar organizar as prioridades de acordo com o tempo do prazo e o esforço necessários para cumprí-las.  

E nisso, infelizmente, eu não posso ajudar muito. 

Afinal, não sei de todas as suas prioridades e nem dos seus objetivos profissionais. 

Apesar disso, eu acho que tenho algo para você.  

Tente organizar as suas prioridades a partir dessa tabela: 

Tempo de prazo  Esforço necessário  Nível de prioridade Explicação importante:
Prazo curto  Muito trabalhoso  Prioridade máxima Essa é uma prioridade máxima para você. Coloque-a antes de tudo.
Prazo longo  Pouco trabalhoso  Prioridade mínima Essa é uma prioridade mínima. No entanto, tenha cuidado para não esquecer dela.  
Prazo curto  Pouco trabalhoso 
Prioridade intermediária  
Tome um pouco de cuidado com o tempo. Às vezes, algo que aparenta precisar de pouco esforço pode levar mais tempo do que se imagina. 
Prazo longo  Muito trabalhoso  Prioridade intermediária Essas costumam ser prioridades interessantes.
Para advogados, esforçar-se em tarefas desse tipo costuma render bons rendimentos. Comece o quanto antes e se organize.  

O MEU SEGREDO 

Após definir suas tarefas por uma escala de prioridades, é hora de iniciar um planejamento visual. 

Para isso, faça uma planilha com os seus afazeres.  

E organize-a conforme as suas prioridades.  

Quanto mais atraente para o seu visual, mais você se lembrará das suas prioridades.  

Advogada planejando o trabalho pela internet

Mas elencar prioridades é só o primeiro passo. 

Agora, é hora de se planejar de fato.  

Fazendo um planejamento 

Você já deve ter elencado as suas prioridades.  

E elas ajudarão bastante na organização do seu trabalho.  

No entanto, é fundamental fazer um planejamento mais aprofundado.  

Para isso, é importante que você saiba tudo que será preciso fazer para cumprir cada um dos afazeres. 

A minha dica é que você pegue a planilha de prioridades e construa o planejamento do trabalho de cada cliente. 

(Eu falei que seria importante fazer uma planilha).  

No planejamento, cada etapa do seu processo de trabalho deve estar presente.  

Por exemplo, vamos supor que você esteja elaborando um parecer jurídico para um cliente.  

Para planejar esse trabalho, é importante que esteja presente cada etapa, mesmo que pareça insignificante.  

Da pesquisa de jurisprudência ao envio para o cliente, você deve pensar em tudo que será necessário para o sucesso. 

Advogado que sabe planejar o trabalho no home office

Conheço advogados que já cometeram erros graves por não terem feito um bom planejamento.  

E olha que não estou falando de erros em prazos processuais.  

Alguns erros técnicos podem passar batido se você não se planejar bem. 

E isso pode ser um problemão para a sua advocacia. 

Passos para o planejamento:

  • Organize seus afazeres de acordo com as suas prioridades 
  • Anote tudo que será necessário para o sucesso do trabalho com cada cliente  
  • Elabore um passo a passo e construa uma agenda de tarefas. 

Você pode achar que não, mas isso vai facilitar (MUITO) a sua vida.  

Sobretudo em tempos tão difíceis como os que estamos passando.  

Agora chegou a hora das facilidades. 

A tecnologia tem ajudado muito os advogados. 

Todo esse planejamento pode ficar muito mais eficiente se você utilizar ferramentas digitais.  

E elas caem como uma luva nesse momento. 

Afinal, você não deve estar podendo sair de casa para quase nada.  

Melhores ferramentas para o home office jurídico

Se não existisse a internet, o mundo estaria um caos absoluto nesse momento. 

(Bem pior do que já está). 

Graças a ela, há diversas ferramentas que permitem o trabalho à distância.  

Vou apresentar as principais ferramentas que para a organização do trabalho.  

Clickup 

Clickup é a ferramenta de gestão que usamos. 

Ele é bem completo, facilmente utilizável e possui uma lógica de trabalho muito boa.  

Recomendamos que você conheça. 

Trello 

Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas.  

Ele ajuda a organizar a rotina da advocacia e é compartilhável com toda a sua equipe.  

Possui uma boa disposição visual e é facilmente utilizável.  

ProJuris

O ProJuris é um software de gestão específico para advogados. 

Ele permite que o advogado consiga gerir todo o seu escritório a partir do seu computador ou do seu celular.  

Acho que não preciso perder tempo explicando porque ela é importante.  

Ela facilita (MUITO) a gestão dos prazos, do trabalho e do time do escritório de advocacia.  

Legalcloud 

A Legalcloud é a mais completa ferramenta de cálculo de prazos processuais do Brasil, possuindo alto nível de confiabilidade no meio jurídico, com mais de 3 milhões de prazos calculados. 

Ela oferece planos gratuitos e pagos.  

Hoje em dia, é essencial para os advogados que precisam calcular prazos.  

Contraktor 

O Contraktor é uma plataforma de gestão de contratos e assinaturas digitais voltada para clientes com grandes volumes de contratos.  

É essencial para os advogados que não querem perder tempo levando contratos para serem assinados pessoalmente. 

A plataforma oferece desde a criação até a assinatura e gestão do contrato.  

Oferece planos a partir de 350 reais/mês. 

Scanner Pro 

O Scanner Pro um dos melhores aplicativos de scanner do mercado e permite que você escaneie documentos com total qualidade utilizando apenas o celular.  

Em tempos de Home Office, é uma ferramenta absolutamente necessária para qualquer profissional.  

Juriscorrespondente

O Juriscorrespondente um aplicativo que serve para conectar escritórios de advocacia e advogados a advogados correspondentes de outras regiões do país. 

Pode ajudar muito os advogados que, por conta da pandemia de coronavírus, não estão conseguindo se locomover.  

Whereby 

Whereby é uma excelente ferramenta para videoconferências.  

Ele é facilmente utilizável e possui atrativos, como a possibilidade de compartilhamento de telas, chat e envio de links.  

Recomendamos a sua utilização pela facilidade e por ser bem completa.  

Microsoft Teams 

O Microsoft Teams é uma das melhores ferramentas que conhecemos para comunicação e gestão de equipes. 

Além de chat e videoconferência, ele permite o envio de links, documentos, imagens.  

Possui, também, a possibilidade de criar subgrupos de trabalho.  

Google Agenda 

Google Agenda é uma ferramenta gratuita do Google que permite organizar os seus afazeres de acordo com o calendário. 

Ele é essencial para que você administre os seus prazos e não se perca na rotina.  

É de fácil utilização e pode ajudar muito no seu planejamento. 


Acredite: com planejamento, tudo dará certo 

Essas são apenas algumas ferramentas. Há muitas outras.  

Se fizer uma busca na internet, é possível encontrar ferramentas para quase tudo.  

(Aliás, buscar na internet é sempre o meu conselho). 

Entenda como o coronavírus está mudando a vida dos advogados

Com ferramentas, você pode organizar o trabalho e se planejar de maneira muito mais eficiente.  

E eu tenho certeza que você precisará disso para o sucesso do home office da sua advocacia. 

Por isso, não perca tempo. 

Advogado feliz organizando o trabalho pela internet

Aproveite para se planejar e dê o seu melhor para não enfrentar os prejuízos dessa crise. 

Com planejamento, você vai conseguir! 

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